TUGAS TEORI INDIVIDU

Teknologi Perkantoran: Penggunaan Mesin Fax

Mata Pelajaran: Teknologi Perkantoran • Kelas: XII MPLB • Alokasi Waktu: 4 JP (180 Menit)

A. Identitas Peserta Didik

Nama: ..............................................................

Kelas: ..............................................................

No. Absen: ........................................................

Tanggal: ..........................................................

B. Tujuan Tugas

Setelah menyelesaikan tugas ini, peserta didik diharapkan mampu:

Menjelaskan pengertian dan fungsi mesin fax.
Mengidentifikasi mesin fax sebagai peralatan kantor.
Menjelaskan jenis dan contoh merek mesin fax.
Mengenali bagian dan tombol utama mesin fax Panasonic KX-FP701CX.
Menjelaskan prosedur penggunaan mesin fax.
Menjelaskan cara mengirim dan menerima fax.
Menjelaskan penggunaan fitur Copy, Redial, Auto Answer, One-Touch Dialing, dan Broadcast.
Menjelaskan keselamatan dan etika dalam menggunakan mesin fax.
Menganalisis permasalahan sederhana pada penggunaan mesin fax.

C. Petunjuk Pengerjaan

Kerjakan secara individu pada lembar kertas kerja.
Bacalah materi tentang mesin fax yang telah diberikan guru.
Gunakan bahasa sendiri, bukan sekadar menyalin dari internet.
Jawaban harus ditulis secara jelas, sistematis, dan mudah dipahami.
Untuk pertanyaan prosedur, tuliskan langkah secara berurutan.
Gunakan contoh situasi pekerjaan kantor pada soal penerapan.
Waktu pengerjaan maksimal 180 menit.
Kumpulkan pekerjaan sesuai instruksi guru.

D. Pembagian Waktu 4 JP

Kegiatan	Alokasi
Membaca materi dan memahami instruksi	20 menit
Bagian 1 – Pemahaman konsep	35 menit
Bagian 2 – Identifikasi bagian dan tombol	30 menit
Bagian 3 – Prosedur penggunaan	35 menit
Bagian 4 – Studi kasus	40 menit
Bagian 5 – Refleksi dan kesimpulan	20 menit
Total Waktu	180 menit

BAGIAN 1 – PEMAHAMAN KONSEP

1. Apa yang dimaksud dengan mesin fax/faksimile?

2. Mengapa mesin fax termasuk salah satu peralatan atau mesin kantor?

3. Jelaskan fungsi utama mesin fax dalam pekerjaan administrasi perkantoran!

4. Sebutkan minimal 6 fungsi yang dapat dilakukan mesin fax!

5. Jelaskan perbedaan antara mengirim fax dan menerima fax!

Mengirim Fax	Menerima Fax

6. Sebutkan minimal 5 merek mesin fax yang kamu ketahui!

7. Panasonic KX-FP701CX termasuk jenis mesin fax apa? Jelaskan cirinya!

8. Mengapa keberadaan mesin fax masih dapat bermanfaat dalam pekerjaan administrasi tertentu?

BAGIAN 2 – IDENTIFIKASI BAGIAN DAN TOMBOL

Perhatikan gambar mesin Panasonic KX-FP701CX/FP701 yang telah diberikan oleh guru, kemudian lengkapilah tabel berikut!

No.	Nama Tombol / Bagian	Fungsi
1	FLASH
2	REDIAL / PAUSE
3	CALLER ID
4	MENU
5	NAVIGATOR / PHONEBOOK / VOLUME
6	SET
7	AUTO ANSWER
8	STOP
9	TONE
10	HANDSET MUTE
11	MONITOR / SP-PHONE
12	STATION KEYS
13	BROADCAST
14	FAX / START
15	COPY

Pertanyaan Analisis

9. Menurut kamu, tombol manakah yang paling penting ketika mengirim fax? Jelaskan alasannya!

10. Apa akibatnya apabila operator salah menekan tombol STOP ketika proses pengiriman fax sedang berlangsung?

11. Mengapa tombol SET diperlukan dalam pengaturan mesin fax?

BAGIAN 3 – PROSEDUR PENGGUNAAN

Prosedur Mengirim Fax

12. Tuliskan secara lengkap dan berurutan prosedur mengirim fax menggunakan Panasonic KX-FP701CX!

Langkah 1: ..........................................................................................................................
Langkah 2: ..........................................................................................................................
Langkah 3: ..........................................................................................................................
Langkah 4: ..........................................................................................................................
Langkah 5: ..........................................................................................................................
Langkah 6: ..........................................................................................................................
Langkah 7: ..........................................................................................................................

13. Buatlah prosedur mengirim fax dalam bentuk diagram alur (flowchart)!

Siapkan dokumen ➔ ........................ ➔ ........................ ➔ ........................ ➔ Selesai

Prosedur Menerima Fax

14. Jelaskan langkah-langkah menerima fax secara otomatis!

15. Jelaskan secara singkat perbedaan penerimaan fax otomatis dan manual!

Otomatis	Manual

BAGIAN 4 – FITUR MESIN FAX

F. Jelaskan fungsi dari fitur-fitur berikut!

Fitur	Fungsi Utama
REDIAL
PAUSE
AUTO ANSWER
COPY
STATION KEYS
BROADCAST
CALLER ID
MONITOR / SP-PHONE
HANDSET MUTE

Studi Kasus Fitur

16. Seorang staf administrasi harus mengirim surat yang sama kepada 10 perusahaan mitra. Fitur apa yang paling tepat digunakan? Jelaskan!

17. Seorang sekretaris sering menghubungi lima perusahaan yang sama setiap hari. Fitur apa yang dapat mempercepat pekerjaan tersebut?

18. Seorang operator ingin menggandakan dokumen tanpa mengirimkannya melalui fax. Tombol apa yang digunakan?

19. Saat menerima fax, operator sedang tidak berada di dekat mesin. Fitur apa yang sebaiknya diaktifkan?

BAGIAN 5 – STUDI KASUS OPERASIONAL

Kasus 1 – Salah Nomor Fax:

Seorang staf administrasi akan mengirim surat penting kepada PT Maju Jaya. Setelah menekan FAX/START, operator baru menyadari bahwa satu angka nomor fax yang dimasukkan salah.

20. Jawablah pertanyaan berikut:

a. Apa risiko dari kesalahan tersebut?

b. Apa yang seharusnya dilakukan operator?

c. Bagaimana cara mencegah kesalahan tersebut terjadi kembali?

Kasus 2 – Dokumen Tidak Terkirim:

Seorang operator sudah memasukkan dokumen ke ADF dan menekan nomor tujuan. Namun fax tidak berhasil dikirim.

21. Sebutkan minimal 5 hal yang harus diperiksa oleh operator!

....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................

Kasus 3 – Dokumen Macet:

Ketika dokumen sedang masuk ke ADF, kertas tiba-tiba macet (paper jam).

22. Apa yang dilarang/tidak boleh dilakukan oleh operator?

23. Apa tindakan yang sebaiknya dilakukan?

Kasus 4 – Etika Administrasi:

Seorang staf menerima fax berisi dokumen rahasia perusahaan. Dokumen tersebut tertinggal di mesin fax selama beberapa jam.

24. Menurut kamu, apa kesalahan yang terjadi?

25. Apa prosedur yang seharusnya dilakukan untuk menjaga keamanan dokumen fax?

BAGIAN 6 – K3 DAN ETIKA KERJA

26. Sebutkan minimal 5 aturan keselamatan kerja (K3) ketika menggunakan mesin fax!

....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................

27. Sebutkan minimal 5 sikap profesional seorang staf administrasi ketika menggunakan mesin fax!

....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................

28. Mengapa dokumen fax yang bersifat rahasia tidak boleh dibiarkan begitu saja di tempat keluarnya kertas?

BAGIAN 7 – TUGAS PRODUK (MEMBUAT SOP)

Buatlah Standard Operating Procedure (SOP) Pengiriman Fax dengan format berikut:

SOP PENGIRIMAN DOKUMEN MELALUI MESIN FAX

Nama SOP: .................................................................................................................................

Tujuan: .................................................................................................................................... ...

Peralatan: .................................................................................................................................

Langkah Kerja:

....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................

Hal yang Harus Diperhatikan:

BAGIAN 8 – TUGAS PENERAPAN ADMINISTRASI

Simulasi Situasi Kantor:

Bayangkan kamu bekerja sebagai Staf Administrasi PT Sinar Abadi. Atasan meminta kamu mengirim surat undangan rapat kepada tiga perusahaan mitra menggunakan mesin fax. Buatlah dokumen perencanaan singkat yang berisi poin-poin berikut!

1. Dokumen yang perlu disiapkan:

2. Data yang harus diperiksa sebelum mengirim:

3. Urutan pekerjaan:

4. Fitur mesin fax yang dapat digunakan:

5. Bukti bahwa fax telah berhasil dikirim:

6. Tindakan setelah pengiriman selesai:

BAGIAN 9 – REFLEKSI PESERTA DIDIK

29. Apa pengetahuan baru yang kamu dapat setelah mempelajari mesin fax?

30. Bagian mana yang menurut kamu paling sulit?

31. Jika nanti bekerja sebagai staf administrasi, dalam situasi apa kamu akan menggunakan mesin fax?

32. Menurut kamu, apa kelebihan dan kekurangan mesin fax dibandingkan pengiriman dokumen secara digital?

Kelebihan Fax	Kekurangan Fax

RUBRIK PENILAIAN

Komponen Penilaian	Bobot
Pemahaman konsep	20
Identifikasi bagian/tombol	15
Prosedur penggunaan	20
Pemahaman fitur	15
Analisis studi kasus	20
K3 dan etika	10
Total Skor	100

Nilai	Predikat	Keterangan
90–100	A	Sangat Baik
80–89	B	Baik
70–79	C	Cukup
<70	D	Perlu Bimbingan

TUGAS TANTANGAN ESSAY

Judul Essay: “Saya sebagai Staf Administrasi Profesional”

Tuliskan karangan/essay minimal 250 kata tentang bagaimana cara seorang staf administrasi menggunakan mesin fax secara efektif, aman, teliti, dan profesional.

*Harus memuat urutan: Pengertian ➔ Fungsi ➔ Persiapan ➔ Prosedur ➔ K3 ➔ Keamanan Dokumen ➔ Etika ➔ Evaluasi Hasil.

(Tuliskan jawaban essay Anda di lembar kertas yang telah disediakan)